1.Proses Perencanaan.
A. Pengertian Perencanaan
Perencanaan adalah cara berpikir mengenai
persoalan-persoalan sosial dan ekonomi, terutama berorientasi pada masa datang,
berkembang dengan hubungan antara tujuan dan keputusan – keputusan kolektif dan
mengusahakan kebijakan dan program.
Beberapa
ahli lain merumuskan perencanaan
sebagai mengatur sumber-sumber yang langka secara bijaksana dan merupakan
pengaturan dan penyesuaian hubungan manusia dengan lingkungan dan dengan waktu
yang akan datang. Definisi lain
dari perencanaan adalah
pemikiran hari depan, perencanaan berarti pengelolaan, pembuat keputusan, suatu
prosedur yang formal untuk memperoleh hasil nyata, dalam berbagai bentuk
keputusan menurut sistem yang terintegrasi.
Menurut
Wilson, Pengertian Perencanaan
merupakan salah satu proses lain, atau merubah suatu keadaan untuk mencapai
maksud yang dituju oleh perencanaan atau oleh orang/badan yang di wakili oleh
perencanaan itu. Perencanaan itu meliputi : Analisis, kebijakan dan rancangan.
Ciri-ciri pokok dari perencanaan umum mencakup serangkaian tindakan berurutan yang
ditujukan pada pemecahan persoalan-persoalan di masa datang dan semua
perencanaan mencakup suatu proses yang berurutan yang dapat di wujudkan sebagai
konsep dalam sejumlah tahapan.
Karena
tindakannya berurutan, berarti ada tahapan
yang dilalui dalam perencanaan, antara lain :
1. Identifikasi Persoalan;
2. Perumusan
tujuan umum dan sasaran khusus hingga target-target yang kuantitatif;
3. Proyeksi
keadaan di masa akan datang;
4. pencarian
dan penilaian berbagai alternative;
5.
penyusunan rencana terpilih.
Syarat-Syarat perencanaan yang baik :
- Logis, masuk akal;
- Realistik, nyata;
- Sederhana;
- Sistematik dan ilmiah;
- Obyektif;
- Fleksibel;
- Manfaat;
- Optimasi dan efisiensi.
Syarat-syarat perencanaan tersebut ada karena :
- Limitasi dan kendala;
- Motivasi dan dinamika;
- Kepentingan bersama;
- Norma-norma tertentu.
Faktor-faktor dasar perencanaan :
- Sumber daya (alam, manusia,
modal, teknologi);
- Idiologi dan falsafah;
- Sasaran dari tujuan
pembangunan;
- Dasar Kebijakan;
- Data dan metode;
- Kondisi lingkungan, sosial,
politik dan budaya.
Perencanaan merupakan hal yang harus kita pahami ketika belajar mengenai Perencanaan
Wilayah dan Kota
Tanpa
memahami makna dari perencanaan itu sendiri, perencanaan suatu wilayah atau
kota tidak akan berjalan dengan lancar.
B.
Empat
tahap dasar perencanaan
Tahap 1 :
Menetapkan
tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau
kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas,
organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif.
Tahap 2 :
merumuskan
keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi
perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber
daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan
dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan
saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana
kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan
dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.
Tahap 3 :
mengidentifikasi
segala kemudahan dan hambatan. Segala
kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan
untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu
diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu
organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun
sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang
mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.
Tahap 4 :
mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan.Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan
berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling
memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
C.
Rencana
oprasional
kebutuhan apa saja yang
harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai
tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan
dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
·
Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang
berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
·
Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang
berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
·
Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang
berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk
mendukung tugas.
·
Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan
keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan
rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
D.
Rencana
strategik
Proses yang dilakukan
oleh organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil
keputusan umtuk mengalokasikan sumaber dayanya (Termasuk modal dan sumber daya
manusia) untuk amencapai strategi ini. Berbagai teknik bisni ini dapat
digunakan dalam proses ini termasuk analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). PEST (Political, Economic, Social,
Technological). Rencana Strategic bisa diartikan sebagai sebuah alat
manajmen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan
proyeksi kondisi dimasa depan, sehingga rencana strategic adalah sebuah petunjuk
yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja
menuju 5 samapai 10 tahun kedepan.
E.
Faktor
waktu dan perencanaan
Factor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam
tiga hal, yaitu:
a.
waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif
b. waktu sering diperlukan
untk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang
variable-variabel dan alternatif- alternatif, karena waktu diperlukan untuk
mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
c.
jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering
rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada
sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.
Rencana jangka pendek, menengah dan panjang
Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari
sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu
antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang
mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang
diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang.
Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategic.
2.Penetapan tujuan
A. Misi dan tujuan organisasi
Misi
Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan
Misiorganisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan
organisasi dariorganisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang
lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
Tujuan
Tujuan adalah suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan
dicapai
Misi dan Tujuan Organisasi Sebelum organisasi
menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi.
1.
Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi
bermaksud untuk merealisasikan2.
2.
Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi
sebagaikolektifitas mencoba untuk menimbulkannya
B. Fungsi tujuan
·
Pedoman Bagi Kegiatan, melalui
penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang.Fungsi tujuan memberikan
arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yangharus dan tidak harus
dilakukan
·
Sumber Legitimasi, akan
meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkansumber daya dan dukungan
dari lingkungan di sekitarnya
·
Standar Pelaksanaan, bila
tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akanmemberikan standar langsung
bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
·
Standar Motivasi, berfungsi
sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting.Dalam kenyataannya,
tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
·
Dasar Rasional
Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancanganorganisasi
C. Management Bay Objective ( MBO
)
Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker
dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Management by
objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran, manajemen
berdasarkan hasil (Management by Result), Goals management, Work planning and
review dan lain sebagainya yang pada intinya sama.
Management by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam
perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang
formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai
dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan
peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan
dari management by objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan
dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan
bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini
sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.
Sistem Management By Objective Yang Efektif.
1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia
harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan
menilainya.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang
dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas
tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui
antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan
tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami
tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari
semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk
mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan
tujuan.
Kebaikan dan
Kelemahan MBO.
Kebaikan : Kelemahan :
1. Mengetahui apa yang diharap-harapkan dari organisasi.
2. Membantu manajer membuat tujuan dan sasaran.
3. Memperbaiki komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan
4. Membuat proses evaluasi. 1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam
konsumsi waktu dan biaya yang besar.
2. Dalam hal pengembangan dan implementasi program-program MBO.
Unsur-unsur Efektivitas MBO.
1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai trampilan secara
mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga,
sehingga tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari
manajer, apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3. Top manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi
sebagaimana mestinya.
4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan,
maka semua pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan
yang akan dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.
3.Perbuatan Keputusan
A.
Tipe-tipe keputusan
Tipe-tipe keputusan dapat dibagi menjadi 3 yaitu:
- Keputusan-keputusan
yang di program(programmed decisions) adalah satu keputusan yang dibuat menurut
kebiasaan, aturan dan prosedur.keputusan ini rutin dan dilakukan
berulang-ulang.
- Keputusan-keputusan
yang tidak di program(non-programmed decisions)adalah suatu keputusan yang
berkenan dengan masalah-masalah khusus , khas dan tidak terbiasa.
- Keputusan-keputusan
dengan kepastian , resiko dan ketidak pastian, dimana pembuatan keputusannya
untuk masa depan atau masa yang akan datang.
3 macam keputusan-keputusan kepastian, resiko dan ketidak pastian.
a)
Dalam kondisi kepastian(certainly),bahwa menejer dapat mengetahui apa
yang akan terjadi diwaktu yang akan datang sebab tersedia informasi yang
akurat, terpecaya dan dapat diukur sebagai dasar keputusan.
b)
Dalam kondisi resiko/risk,
bahwa manajer mengetahui besarnya probabilitas kemungkinan hasil ,tetapi
informasi yang lengkap tidak tersedia.
c)
Kondisi ke tidak pastian (uncertainty),bahwa
manajer tidak dapat mengetahui probabilitas dan tidak mengetahui hasil-hasil
dan menyangkut keputusan kritis dan yang paling menarik.keputusan dapat diambil
dengan menggunakan metode kuantitatif(perhitungan statistik) untuk mengantisipasidan
memperkirakannya.
B.
Proses pembuatan keputusan
1. Pemahaman
dan perumusan masalah,bahwa
setiap keputusan harus dapt dipahami dengan perumusan masalah yang tepat dan
akurat.
2. Pengumpulan
dan analisa yang relevan,bahwa setiap
pengumpulan keputusan harus mempunyai analisa yang relevan dan nyata dalam
pengambilan keputusan.
3. Pengembangan
alternatif-alternatif ,bahwa setiap
pengembangan keputusan-keputusan dalam perumusan dan pengumpulan data harus
dikembangkan secara alternatif-alternatif suatu keputusan.
4. Evaluasi
alternatif-alternatif,bahwa setiap
mengevaluasi suatu keputusan harus dengan komposisi,data yamg lemgkap dan
seimbang.
5. Pemilihan
alternatif terbaik,bahwa setiap
pemilihan suatu keputusan harus dengan konsep-konsep data alternatif yang
terbaik.
6. Implementasi
keputusan,bahwa setiap
keputusan harus mempunyai perlengkapan yang matang dalam mengambil suatu
keputusan.
7. Evaluasi
hasil-hasil keputusan,bahwa setiap
keputusan harus mempunyai hasil-hasil yang akurat ,analisa yang tepat.yang
nantinya dapat di evaluasi dan di kembangkan kembali sehingga menjadi hasil
yang memuaskan.
C. Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan
Para manejer
akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini
dapat formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau
informal, seperti permintaan akan gagasan.
- 1. Pembuatan
Keputusan Kelompok
Banyak
manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia
lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan
dan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok
Kebaikan
|
Kelemahan
|
- Dalam
pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahhuan yang lebih
besar.
- Dalam
pengembangan alterna-tif, usaha individual para anggota kelompok dapat
memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional
organisasi.
- Dalam
penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih
lebar.
- Dalam
pemilihan alternatif kelompok lebih dapat meneri-ma risiko disbanding
pembuat keputusan individual.
- Karena
berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok
secara individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan keputus-an.
- Kreativitas
yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan
berbagai pandangan yang berbeda- beda.
- Implementasi
suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru
diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak
diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi
dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar
tanggung jawab.
- Berdasarkan
pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi,
keputusan kelompok sangant memakan biaya.
- Pembuatan
keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat
dengan cepat.
- Keputusan
kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau
bukan sepenuhnya keputusan kelompok.
- Bila
atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang
dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan
keputusan kelompok.
|
1. Implementasi
suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan
oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung
jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun
merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.
- Berdasarkan
pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi,
keputusan kelompok sangant memakan biaya.
- Pembuatan
keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat
dengan cepat.
- Keputusan
kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau
bukan sepenuhnya keputusan kelompok.
5. Bila
atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan,
keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.
|